FAQ

Foire aux questions

Les réponses aux questions que vous vous posez.

Vous avez été nombreux à nous faire des retours lors de la précédente enquête de satisfaction. Notre équipe répond.
Nous réfléchissons actuellement à la construction d’un mode opératoire intuitif qui servira de guide dans vos actions quotidiennes avec SynBird.

Questions prise de rendez-vous en ligne

Peut-on personnaliser les sms / mails pour rappeler, par exemple, les pièces à apporter / à imprimer selon les cases cochées par l’usager ?

Il est complètement possible de personnaliser vos messages d’informations. C’est d’ailleurs un plus que nous proposons chez SynBird, et ce de manière illimitée vous avez la main. Pour cela, rendez-vous dans votre compte (vous devez avoir les droits administrateurs) puis dans Paramètres / Scénario.

Peut-on obtenir le nombre de Passeports et Cni faites pour chaque commune ?

Vous pouvez avoir connaissance de ce nombre dans le Tableau de bord / Suivi des rendez-vous passés / Choix de villes. Vous avez ainsi accès à la carte où vous trouverez le nombre de rdv par ville, et à l’exportation d’un fichier qui le détaille.

Comment revenir à une étape précédente lors de la prise d’un rendez-vous ? pour ne pas recommencer à zéro ?

La fonctionnalité existe. Il vous suffit de cliquer sur l’étape où vous souhaitez revenir via le fil d’ariane.

Existe-t-il la possibilité de réintégrer les SMS de confirmation (pas que par mail) pour le praticien ?

Les sms d’alerte pour les praticiens ont été enlevés pour des questions de coûts. Nous pourrions le remettre en place sous réserve de financer l’envoi de ces sms.

Comment expliquer que certains utilisateurs ont du mal à déplacer leur rdv en ligne ?

Les 3/4 des annulations et déplacements sont réalisés par les utilisateurs. Vous pouvez rappeler à ceux qui vous demandent qu’ils ont 2 possibilités pour déplacer un rendez-vous. Le faire depuis le sms de confirmation ou depuis l’e-mail. Il faut cliquer sur “modifier le rendez-vous” et accéder à la page web qui présente toutes les informations et créneaux pour corriger un rendez-vous. De manière générale si vos usagers rencontrent des soucis récurrents, n’hésitez pas à nous contacter.

Le sms pour les rendez-vous “remise” CNI/Passeport n’est pas d’actualité ?

L’option est réalisable à la demande pour un coût supplémentaire.

Dans l’onglet Dernières opérations, peut-on voir le numéro de téléphone (cela permet de faire le lien avec des appels manqués et des utilisateurs/patients qui ont pris rdv en ligne) ?

Depuis Dernières opérations, les derniers rendez-vous pris vont ressortir. Vous trouverez les informations clients et informations relatives à la prestation. Vous pourrez ainsi rechercher et retrouver le numéro. Dans la nouvelle version, le numéro de téléphone s’affichera directement.

Est-il possible d’avoir dans le scénario « contactez-moi » un message afin de demander aux patients de bien noter dans leur mail : nom, prénom et numéro de téléphone ?

Vous avez la main sur les scénarios, il est donc tout à fait possible d’ajouter ces demandes via Paramètres / Mes scénarios et de personnaliser avec les messages de votre choix. Si besoin, contactez-nous sans hésiter.

Les usagers ne ramènent pas l’intégralité des documents, comment réduire ce problème ?

Il serait peut-être utile de revoir dans SynBird votre texte récapitulant les documents à emmener le jour du RDV CNI/Passeport par exemple, peut-être n’est-il pas assez exhaustif ? Si l’on vous joint par téléphone, rappelez à l’usager de prendre connaissance de toutes les informations importantes présentes dans le mail de confirmation et depuis le sms également.

Questions agenda

Les jours fériés peuvent-ils apparaître automatiquement ?

Les jours fériés sont déjà mis en évidence automatiquement dans l’agenda SynBird avec la mention “férié” et des hachures. 

Les horaires peuvent-ils se placer correctement afin d’avoir la possibilité de prendre 1 à 2 personnes de plus en rendez vous par jour ?

C’est vous qui avez la main pour gérer les créneaux disponibles et le temps de durée d’un rendez-vous dans les paramétrages à Activités. L’outil applique vos choix en prenant en compte vos critères et quand un usager prend rendez-vous, vous visualisez automatiquement ce rendez-vous dans l’agenda.

Pourquoi certains rendez-vous ne se placent pas correctement dans l’agenda, comme s’ils se chevauchaient ?

Grâce à l’axe de temps et au découpage horaire, vous pouvez ajuster au mieux l’affichage des rendez-vous et choisir celui qui sera le plus adapté.

Parfois je vois un rendez-vous s’afficher mais il ne se valide pas toujours, comment cela se fait-il ?

Quand un usager est en train de prendre un rendez-vous en ligne, un sablier s’affiche sur le rendez-vous. Il peut s’agir d’un rendez-vous qui n’a pas été confirmé par l’utilisateur, auquel cas il disparait après 10 minutes.

Peut-on avoir un code couleur différent pour pouvoir visualiser plus facilement les annulations sur le planning ?

Une indication visuelle existe déjà lorsqu’un rendez-vous est annulé. Cochez le bouton et découvrez les créneaux en transparence. En passant votre souris sur le rendez-vous, une annotation apparaît et l’historique vous indique également qui a annulé (l’usager ou l’agent) et quel jour, à quelle heure.

Peut-on modifier l’horaire d’un rendez-vous autrement qu’avec l’affichage horloge à aiguilles ?

Vous pouvez également changer l’heure en rentrant directement l’heure souhaitée via le pavé numérique de votre clavier. Il faut taper les 4 chiffres heures et minutes pour que cela fonctionne.

Sur notre agenda personnel, pourrait-on conserver les paramètrages établis à la déconnexion (mode affichage : exemple sans le week-end, seulement mon agenda et pas celui des collègues) ?

C’est le fonctionnement actuel, à condition de conserver son poste/session et de ne pas le partager. N’hésitez pas à nous contacter si le problème survient encore.

Pouvez-vous réexpliquer la notion de « rôle » ?

Dans les paramètres / partage d’agenda, l’administrateur a la possibilité de proposer à ses équipes la « lecture » ou l’ « écriture » pour les actions suivantes : édition d’évènements internes, rendez-vous et modification de créneaux. Ainsi l’utilisateur SynBird peut être soit en mode « lecture » ou soit « écriture ». Une fois les rôles configurés, il faut les attribuer au personnel en allant dans « personnes ». Vous pouvez aussi créer des groupes pour faciliter l’attribution.

Existe-t-il la possibilité de verrouiller les évènements/RDV collectifs afin qu’une seule personne, administratrice, puisse faire des modifications (pour éviter les suppressions par erreur) ?

On peut créer des droits d’accès limitant la possibilité à un utilisateur de prendre des rendez-vous en interne. Il faut pour cela définir des rôles adaptés dans paramètres / partage d’agenda et choisir « lecture » et non « écriture ». Un administrateur a automatiquement tous les droits et accès.

A-t-on la possibilité d’indiquer quel agent a reçu l’usager et si la demande a été traitée favorablement ou non ?

Effectivement c’est possible, cette fonctionnalité est liée au module de la file d’attente.

Réponses aux remarques et suggestions

Existe-t-il la possibilité de renseigner une commune de résidence lorsqu’un usager habite l’étranger ? ou du moins de renseigner le pays ou « étranger » ?

Cela va évoluer en fin d’année.

Est-il possible d’envoyer une alerte par sms dès qu’un rendez-vous se libère plus tôt pour les personnes qui demandent un rdv urgent ? ou une liste d’attente ?

Il y a actuellement une liste d’attente existante chez SynBird. Elle vous permet d’être notifié et de recontacter personnellement un usager/patient quand un rendez-vous se libère.

 Est-il possible de changer de couleur le créneau dans l’agenda lorsque la personne est arrivée pour son rendez-vous ?

La file d’attente permet de signaler l’arrivée des personnes. Une réflexion est en cours, votre suggestion nous donne envie de rendre également visibles les personnes arrivées depuis l’agenda.

Pourrait-on modifier un évènement déjà créé par quelqu’un sur notre propre agenda afin qu’il soit visible comme une info/rappel et non pas comme un RDV ?

Les évènements internes bloquent la prise de rendez-vous. Votre suggestion consiste à créer des post-its qui seraient de simples informations. C’est une bonne idée, il faudra distinguer un évènement d’un post-it sans surcharger l’agenda. L’évolution n’est pas encore prévue à court terme.

Peut-on avoir une application pour les prises de rdv  ?

L’application SynBird existe et permet de prendre des rendez-vous. Si vous souhaitez une application pour votre mairie, vous pouvez nous contacter.

En quoi consiste la messagerie sur SynBird ?

Actuellement la messagerie permet de communiquer avec l’ensemble des personnes connectées sur un même compte. Elle devrait évoluer dans l’année pour des communications plus précises avec une personne ou un groupe de personnes.

N’y-a-t-il pas de possibilité de mettre des commentaires sur les rendez-vous à venir pour qu’ils soient visibles sur l’agenda ?

Les vues « plannings » permettent d’afficher les commentaires. Nous étudions la possibilité d’ajouter une partie des commentaires dans les vues « jours ». Nous réfléchissons prochainement à placer des pictogrammes qui indiqueront des informations supplémentaires visibles sur l’agenda.

Peut-on importer des listes de contacts pour créer de nombreux rendez-vous en une seule opération ?

Un outil d’import de rendez-vous sera réalisé à l’été 2021.